Wil je met jouw vereniging, club, bedrijf... een evenement met openbaar karakter organiseren? Dan vragen we je om dit aan te vragen bij het gemeentebestuur. Vanaf 7 april 2025 kan je hiervoor gebruik maken van het nieuwe digitale evenementenloket Flowlab.
Hoe ga je te werk?
Stap 1: Maak een account aan
Maak een persoonlijk account aan via https://ravels.flowlab.be. Gebruik hiervoor altijd jouw eigen naam (dus niet de naam van een vereniging) en persoonlijk mailadres!
Nadat je de basisgegevens hebt ingevuld, krijg je een mail waarin je jouw account kan bevestigen en de rest van je gegevens kan aanvullen.
Heb je al een account van een eerdere aanvraag? Dan kan je inloggen met jouw e-mailadres en wachtwoord.
Stap 2: Treed toe tot een vereniging
Wanneer je een evenement wil aanvragen voor een vereniging, zal je de mogelijkheid krijgen om aan te sluiten bij een vereniging. Selecteer de vereniging uit de lijst. Vind je deze niet terug? Voeg ze dan zelf toe. Gebruik de officiële en volledige naam.
Nieuwe verenigingen en de eerste contactpersoon moeten goedgekeurd worden door de gemeente. Nadien zijn verenigingen zelf verantwoordelijk voor het goed- of afkeuren van nieuwe leden.
Stap 3: Aan de slag!
Volg de stappen van Flowlab. Afhankelijk van je antwoorden op een aantal simpele basisvragen, zullen een aantal formulieren voor je klaargezet worden. Sommige formulieren moet je invullen. Andere formulieren 'mag' je invullen.
Gedaan dus met één groot invulformulier voor het ganse evenement. Nu kan je gebruikmaken van verschillende deelformulieren. Handig als je niet alle evenement info dadelijk bij de hand hebt. Het evenementenloket bewaakt bovendien (automatisch) het correct naleven van deadlines om formulieren aan de gemeente te bezorgen. Je krijgt vanuit Flowlab (automatisch) een mailtje als je bijvoorbeeld nog een verplicht formulier moet indienen.
Het nieuwe digitale evenementenloket heeft tal van voordelen:
- Al jouw evenementen worden bewaard in één account.
- Alle informatie over jouw evenement is te allen tijde beschikbaar.
- Info is beschikbaar voor meer dan één lid binnen de vereniging.
- Je kan de gegevens van een vorige editie van jouw evenement hergebruiken voor een nieuwe aanvraag.
- Alle communicatie over jouw evenement wordt gebundeld in één dossier.
- Er is een koppeling voorzien met de UIT-databank: wanneer organisatoren een evenement of activiteit indienen via het evenementenloket kan deze, afhankelijk van jouw keuze, al dan niet verschijnen in de UiT-kalender. Alle evenementen uit de Uit-databank verschijnen automatisch in de kalenders op www.ravels.be en www.uitinravels.be. en op talloze andere websites.
Opgelet: Gebruik bij voorkeur een computer of laptop voor je aanvraag.
