Naar inhoud

Praktisch

Jeugddienst
Gemeentelaan 60
2381 Ravels
tel. 014 65 41 72
fax 014 65 94 68
e-mail

Openingstijden

DagOpeningsuren
Maandag09.00-12.00 uur
Dinsdag09.00-12.00 uur
17.00-19.00 uur
Woensdag09.00-12.00 uur
13.30-15.00 uur*
*uitgezonderd
juli en augustus
Donderdag09.00-12.00 uur
Vrijdag09.00-12.00 uur

Checklist fuiven

Wil je een fuif organiseren? Dan kan deze checklist wel van pas komen.

5 tot 6 maanden vooraf

  • zaal of locatie vastleggen via een contract met de uitbater/eigenaar
  • brandverzekering afsluiten
    (als er geen ‘afstand van verhaal’ is opgenomen in het huurcontract en in de verzekeringspolis van de uitbater)
  • de fuif melden/aanvragen aan het gemeentebestuur (ten minste 60 dagen op voorhand, maar dit kan je best al vroeger doen), regelgeving nakijken
  • bezoekje brengen aan de gemeentelijke jeugddienst die je kan ondersteunen bij de organisatie
  • als je sterke drank wil schenken, nagaan wat de procedure is bij de gemeente
  • begroting opstellen met verwachte uitgaven en inkomsten
  • DJ’s en/of bands boeken
  • firma boeken voor de geluids- en lichtinstallatie
  • sponsordossier opstellen en op zoek gaan naar grote sponsors
  • als je kiest voor affiches groter dan 1 m²: aanvraag registratienummer affichetaks (kan vaak ook via de drukker)
  • als je een tent- of openluchtfuif geeft, denk dan aan elektriciteitstoevoer, nadarhekken, koelingen, toog, verwarmingsinstallatie, podiumelementen. Mogelijk kan je hiervoor gebruik maken van materialen van de gemeentelijke uitleendienst.

4 maanden vooraf

  • kleine sponsors zoeken
  • promotiemateriaal ontwerpen
  • voorverkooppunten contacteren
  • offertes voor drukwerk opvragen
  • promotieplan opstellen.

3 maanden vooraf

  • drukklaar promotiemateriaal aanleveren bij de drukker
  • takenoverzicht opmaken
  • affiches verdelen in cafés, winkels, jeugdhuizen
  • nagaan wat bij de gemeente(n) waar je promotie wil voeren de gangbare procedure is voor het aanplakken van affiches en het plaatsen van borden langs de weg (opgelet: in elke gemeente waar je affiches wenst aan te plakken of borden wil plaatsen gelden mogelijk andere regels!). In de gemeente Ravels mogen de gemeentelijke plakpalen vrij gebruikt worden (met respect voor andere verenigingen). Aankondigingsborden naast de openbare weg moeten aangevraagd worden via de gemeentelijke technische dienst
  • eerste fase promotieplan uitvoeren
  • beslissen of je met vrijwilligers, een firma of met beide werkt als security op je fuif  Als je een fuif organiseert in de gemeentezaal Sint-Jan, zorgt het gemeentebestuur ervoor dat er 3 bewakingsagenten van een erkende bewakingsonderneming aanwezig zijn.)
  • als je met een eigen brouwer werkt: drank en snacks, (herbruikbare) bekers, tapinstallatie, extra koelingen,… bestellen.

2 maanden vooraf

  • affiches hangen op plaatsen waar jongeren komen en op openbare plakplaatsen
  • kaarten in voorverkoop verdelen
  • eerste zoektocht naar medewerkers
  • afspraken maken met groepen/DJ’s
  • nagaan welke verzekeringen interessant zijn en ze afsluiten (burgerlijke aansprakelijkheid, contractuele aansprakelijkheid, lichamelijke ongevallen, polis alle risico’s, …)
  • buren inlichten
  • eetstandjes contacteren en/of organiseren.

1 maand vooraf

  • flyers verdelen op andere evenementen
  • aangifte SABAM
  • aangifte Billijke vergoeding (De Billijke vergoeding voor de gemeentezalen wordt door het gemeentebestuur betaald d.m.v. een jaartarief.)
  • tweede plak- en flyerronde
  • voorverkoop opvolgen
  • afspraken maken met politie (wanneer en meer dan 2 500 personen verwacht worden, moet een veiligheidsoverleg georganiseerd worden!).

3 weken vooraf

  • persbericht de wereld insturen
  • derde plak- en flyerronde
  • taakverdeling (incl. opkuis) opstellen en verspreiden naar de medewerkers + bijkomende medewerkers zoeken indien nodig
  • verzekering voor medewerkers afsluiten (zie ook: gemeentelijke vrijwilligersverzekering)
  • lijst nuttige telefoonnummers opstellen.

minder dan 1 week vooraf

  • DJ’s en eventueel groepen opnieuw contacteren
  • parking in orde maken
  • bewegwijzering uithangen en aangeven waar je mag parkeren en waar de inkom is
  • tent/fuifterrein opbouwen
  • buurtbewoners (opnieuw) verwittigen
  • voorverkoop afrekenen en resterende kaarten ophalen
  • medewerkers briefen met de laatste afspraken
  • lijst nuttige telefoonnummers aanvullen
  • wisselgeld halen
  • overzichtelijke takenlijst ophangen.

de dag zelf

  • klein barmateriaal voorzien: (herbruikbare) bekers, afwasmiddel, bonnetjes, bonnetjesdoos, aftrekkers, stempel, kassa,…
  • discobar en/of ander materiaal ophalen of laten leveren
  • zaal klaarzetten en inrichten, afspraken i.v.m. de zaal checken (volgens contract of reglementen)
  • drank inventariseren
  • onthaaltafel klaarzetten (met gasten- en medewerkerslijst en kassa met wisselgeld)
  • muziekinstallatie en belichting checken
  • werklijst en telefoonlijst ophangen
  • enveloppen met geld klaarleggen voor eventuele contante betalingen
  • medewerkers briefen.

na de fuif

  • zaal en directe omgeving opruimen
  • drank inventariseren
  • wegwijzers, borden, affiches, … weghalen
  • facturen betalen
  • materiaal uitleendienst terugbrengen
  • financieel verslag maken
  • medewerkers bedanken
  • evaluatievergadering organiseren
  • een nieuwe bijeenkomst plannen om de volgende editie voor te bereiden.

Meer informatie op www.fuifpunt.be.